журнал регистрации документов распорядительных документов по основной деятельности хранятся в течение всего периода времени, пока действует фирма (п. 1.5 Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558). Законодательство не предусматривает унифицированной формы документа. Компания вправе сама разработать форма и правила ее заполнения. На практике бланк журнала регистрации приказов по основной деятельности разрабатывают специалисты организации. После утверждения документ ведут в электронном виде в специализированной программе или в Excel, а затем распечатывают. Есть несколько требований к ведению формы: все страницы должны быть пронумерованы; распечатанный документ подшивают и скрепляют печатью организации заднюю часть прошивки; недопустимо внесение исправлений и использование специальных корректирующих средств. Ошибку зачеркивают одной чертой. После этого рядом пишут достоверную информацию. Рядом с корректировкой ответственное лицо ставит свою подпись.
Законодательство также не предусматривает унифицированной формы документа. При этом журнал выполняет следующие организационно-учетные функции: оптимизирует работу с кадровыми документами, доступ к ним и поиск; систематизирует приказы; снижает риск оформления документа задним числом; улучшает процесс контроля за исполнением приказов. Способ ведения журнала аналогичен описанному выше В качестве основных реквизитов можно использовать: наименование самого документа; наименование юридического лица, которое его ведет; дату начала и завершения ведения журнала; место хранения; ФИО и табельный номер работника, ответственного за регистрацию и сохранность журнала; информация о каждом зарегистрированном документе (номер, дата, основание издания, ФИО и табельный номер сотрудника, графу для примечаний на случай внесения уточнений, корректировок).
